Inventário de bens móveis: o que faz demorar não é a contagem

A comissão se reúne, imprime a listagem, divide os andares e começa. No papel são mil e duzentos itens e duas semanas. Na prática, no terceiro dia, o time ainda está no subsolo, e a razão não é que contar seja lento.

É que ninguém está contando. Está reconhecendo.

Resposta curta: o inventário não demora por causa do número de bens. Demora porque cada bem exige uma decisão de identidade — é este o item da linha 412? — e essa decisão precisa de informação que não está disponível no lugar onde ela é tomada. O gargalo não é a contagem nem a plaqueta. É a distância entre o bem e o seu registro.

O que a comissão é obrigada a fazer

Não é uma boa prática interna. O inventário físico anual dos bens móveis é obrigação legal para a administração pública direta e indireta, ancorada na Lei nº 4.320/1964 — cujo artigo 96 manda que o levantamento geral dos bens móveis tenha por base o inventário analítico de cada unidade administrativa — e detalhada depois pela NBC TSP 07, que trata do ativo imobilizado no setor público, e pelo MCASP, da Secretaria do Tesouro Nacional.

O mecanismo em que tudo isso se apoia é a plaquetagem: fixar fisicamente no bem o número que o identifica no registro. É um sistema simples, antigo e que funciona — para o problema que ele foi desenhado para resolver, que é dizer qual bem é aquele.

O que ele nunca prometeu resolver é o problema seguinte, que é dizer o que aquele bem é.

Três paradas que consomem o dia

Quem já andou com a prancheta reconhece as três. Nenhuma delas é contar.

A primeira: a plaqueta não está legível. Adesivo ressecado, número apagado pela limpeza, etiqueta que descolou e ficou no chão atrás do armário. O bem existe, está ali, e não tem identidade. Os guias de levantamento patrimonial preveem exatamente esse caso e mandam identificar com numeração provisória e comunicar o setor de patrimônio — o que é o procedimento certo e também a criação de um segundo turno de trabalho, porque alguém vai ter que reconciliar essa numeração provisória com o registro definitivo antes de o relatório fechar.

Vale dizer que essa parada é a única das três que é um problema de material, e é um problema resolvido: qual processo de impressão e qual substrato aguentam quantos anos tem tabela e tem fornecedor. Uma plaqueta ilegível em três anos foi uma escolha de compra, não um azar.

A segunda: a plaqueta está perfeita e não adianta. O número está lá, nítido, legível. E não diz nada. O servidor está na frente de um equipamento que não sabe nomear, com um número na mão e a listagem no tablet ordenada por número — então dá para achar a linha. A linha diz “BOMBA CENTRÍFUGA — 2019 — R$ 8.400,00”. Ótimo. É esta bomba? São três bombas nesta casa de máquinas, todas parecidas, e duas delas foram compradas no mesmo ano. As outras duas plaquetas estão onde?

A terceira: o bem se moveu e o registro não soube. Mudou de sala, de andar, de prédio, de secretaria. O item aparece na listagem de uma unidade e está fisicamente em outra. Cada um desses vira uma pendência que não fecha no dia, porque fechar depende de alguém em outro lugar confirmar.

Some as três e você tem a explicação inteira. Não é volume. É que o levantamento foi desenhado como uma tarefa de conferência e na prática é uma tarefa de investigação.

O número de tombo é uma chave, não um registro

Aqui está a confusão que sustenta o problema, e ela é sutil o bastante para sobreviver a décadas de procedimento bem escrito.

O número de patrimônio é uma chave estrangeira. Ele identifica de forma única e não carrega nenhuma informação sobre a coisa. Isso é uma virtude do ponto de vista de quem projeta o registro — é exatamente o que uma chave deve fazer — e é uma deficiência do ponto de vista de quem está no corredor às onze da manhã com um bem na frente.

Porque uma chave só vale se você conseguir consultar a tabela do outro lado. E a tabela do outro lado, no momento em que a pergunta acontece, está num sistema que exige login, numa planilha que está com outra pessoa, ou num arquivo que mora no computador do setor de patrimônio.

A plaqueta numerada resolveu a metade fácil, que é dar identidade única ao bem. A metade difícil — colocar o registro ao alcance de quem está com o bem na frente — continuou exatamente onde estava em 1964.

O que muda quando o código resolve para o bem

A diferença entre uma plaqueta numerada e uma plaqueta com QR code não é tecnológica. É de endereçamento. A plaqueta numerada diz quem é; o código leva ao que se sabe sobre.

Na prática, no corredor, isso significa que a pessoa aponta a câmera e vê a ficha daquele bem específico: o que é, de que marca e modelo, quando entrou, qual nota fiscal, onde deveria estar, qual foi a última manutenção, quem é o responsável, e as fotos de quando ele foi tombado. Sem app, sem login, sem pedir acesso a ninguém — o que importa porque metade de quem faz inventário é estagiário, terceirizado ou servidor de outro setor convocado para a comissão, e nenhum deles tem credencial no sistema de patrimônio.

As três paradas mudam de natureza:

• O bem que não dá para nomear passa a se nomear sozinho, com foto.
• As três bombas iguais deixam de ser um problema de eliminação, porque cada código aponta para uma delas e só.
• O bem que se moveu vira uma correção de trinta segundos feita no lugar, em vez de uma pendência que depende de outra pessoa.

E o número de tombo continua impresso em texto, ao lado do código, porque ele é a chave que liga tudo isso ao registro contábil — e porque um código que só funciona com celular carregado não pode ser a única forma de ler a plaqueta. Essa e as outras decisões de o que vai na etiqueta estão em etiqueta de patrimônio com QR code.

Um código por bem, nunca por modelo

É o erro mais caro e o mais fácil de cometer, porque ele economiza trabalho exatamente no momento em que ninguém está pensando em inventário.

Quem manda imprimir cem etiquetas para cem cadeiras iguais tende a mandar imprimir cem etiquetas iguais, apontando para a ficha do modelo. Faz sentido: o manual é o mesmo, a garantia é a mesma, a foto é a mesma. E aí, no inventário, cem cadeiras têm a mesma identidade digital, o que é o mesmo que não ter nenhuma — porque a pergunta que o levantamento faz nunca é “que modelo é este”, é “este é o bem 4.412 ou o 4.413?”.

Um código por ativo. Sempre. O que é comum entre eles mora na ficha do modelo, e cada ativo aponta para lá; o que é individual — número de tombo, localização, histórico, estado de conservação — mora no ativo.

O que isto não é

Duas fronteiras que vale dizer sem rodeio, porque elas são o que separa esta conversa de duas outras.

Não é sistema de inventário nem controle contábil do imobilizado. Depreciação, reavaliação, baixa, conciliação com a contabilidade e emissão do relatório de inventário são função do sistema de patrimônio do órgão ou da empresa, e continuam sendo. O PonteQR não substitui esse sistema e não tem opinião sobre ele; o número de tombo segue sendo a chave que liga os dois.

Não fornecemos etiqueta. O poliéster, o vinil, o alumínio, o adesivo especial e a impressão vêm da gráfica que já atende a sua empresa — e é melhor assim, porque escolher substrato para o ambiente certo é um ofício com fornecedor que assina embaixo. O que fazemos é a página que o código abre.

O teste

Da próxima vez que o levantamento começar, cronometre uma coisa só: quanto tempo o time passa parado na frente de um bem sem conseguir decidir se é aquele. Não o tempo de andar, não o tempo de digitar. O tempo parado decidindo.

Se esse número for pequeno, o inventário está bem servido de informação e o problema é outro. Se for a maior parte do dia — e costuma ser — então o que está caro não é o inventário. É a distância entre cada bem e o que se sabe sobre ele, cobrada uma vez por ano, com juros, de quem tem menos condições de pagar: a pessoa que foi convocada para a comissão e não conhece nenhum daqueles equipamentos.

Numa empresa de facilities, numa administradora ou num parque de equipamentos, essa distância é a mesma o ano inteiro. O inventário só é o dia em que ela aparece na conta.

Perguntas frequentes

Por que o inventário anual de bens móveis demora tanto?

Porque o trabalho não é contar, é reconhecer. Contar cem itens é rápido; decidir cem vezes se o bem à sua frente é o item da linha 412 da planilha é o que consome o dia. Cada dúvida vira uma parada — voltar ao setor de patrimônio, procurar nota fiscal, perguntar a quem estava lá no ano passado — e é a soma dessas paradas, não o número de bens, que decide se o levantamento leva duas semanas ou dois meses.

O que fazer quando a plaqueta patrimonial está ilegível ou descolou?

Os guias de levantamento patrimonial preveem o procedimento: identificar o bem com numeração provisória durante o inventário, comunicar o setor de patrimônio, e repor a plaqueta. Na prática isso cria um segundo turno de trabalho depois do levantamento, porque alguém precisa reconciliar a numeração provisória com o registro definitivo antes que o relatório feche. Uma plaqueta ilegível não é um detalhe de acabamento — é retrabalho garantido no ano seguinte.

O número de patrimônio não deveria bastar para identificar o bem?

O número de tombo identifica de forma única, mas não informa nada. Ele é uma chave que só vale se quem está com o bem na frente conseguir consultar o registro que está do outro lado — e no corredor, com o celular na mão, esse registro costuma estar numa planilha em outro prédio. É por isso que um código que abre a ficha do bem resolve um problema que a plaqueta numerada, sozinha, nunca resolveu.